Interim Management ondersteuner (detachering / doorleen)

Voor een rijksinstituut op het gebied van volksgezondheid en milieu in Bilthoven of Utrecht zoeken wij een managementondersteuner die de afdelingshoofden van een stafafdeling organisatorisch op orde houdt. Je houdt hun agenda's, mailboxen en afspraken bij en bewaakt dat acties op tijd worden opgevolgd. ZZP en DGA zijn voor deze opdracht niet toegestaan.

Start: 1 december 2026
Locatie: Bilthoven of Utrecht
Uren: gemiddeld 32 uur per week
Tarief: maximaal € 80,00 per uur, inclusief reis- en verblijfskosten en exclusief btw
Duur: 12 maanden, met een optie tot verlenging van maximaal 3 keer 6 maanden
Einddatum: 30 november 2027
Verlenging: Ja , tot maximaal 3 x 6 maanden
Werkwijze: hybride werken; de leidinggevende bepaalt samen met het team wanneer je naar kantoor komt
Reageren voor: 16 november 2026
ZZP: niet toegestaan
VOG gevraagd: Ja

De opdrachtgever kan de overeenkomst na gunning tussentijds opzeggen met een opzegtermijn van dertig dagen. Het instituut verhuist in de loop van 2027 gefaseerd van Bilthoven naar het Utrecht Science Park, dus je standplaats kan tijdens de opdracht veranderen.

De opdracht

De staf Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel bestaat uit ongeveer 200 mensen. Zij houden zich bezig met onder meer personeelszaken, huisvesting, juridische zaken, privacy, beveiliging, veiligheid en arbo. De staf is verdeeld over zeven afdelingen, en elke afdeling heeft een afdelingshoofd dat verantwoordelijk is voor zijn of haar afdeling.

Voor die afdelingshoofden ga jij het dagelijkse werk soepel laten verlopen. Jij zorgt dat voorbereiding, opvolging en informatie op tijd geregeld zijn, zodat werk niet blijft liggen.

Wat ga je doen?

Je beheert de agenda's en mailboxen van de afdelingshoofden. Daarbij bepaal je wat voorgaat, bereid je voor en volg je acties en afspraken op.

Je organiseert overleggen, afspraken en bijeenkomsten en regelt de praktische voorbereiding, zodat iedereen weet waar hij moet zijn en waarvoor.

Je bewaakt acties, deadlines en informatiestromen. Komt iets niet vanzelf op gang, dan zorg jij voor tijdige opvolging.

Je stelt documenten en correspondentie op, verwerkt en archiveert ze en maakt ze vindbaar, zodat anderen niet hoeven te zoeken.

Je legt actiepunten vast en volgt ze op. Je zorgt dat betrokkenen op tijd weten wat er van hen wordt verwacht.

Samenwerking

Je werkt voor de afdelingshoofden en stemt af met collega's. Praktische zaken pak je zelfstandig op waar dat kan.

Werkomgeving

Je werkt in een staf van ongeveer 200 mensen, verdeeld over zeven afdelingen. Je werkt met MS Office en digitale samenwerkingssystemen.

Jouw profiel

Je ziet wat er nodig is voordat iemand het vraagt. Je pakt het op en komt waar nodig met een voorstel.

Bij vertrouwelijke informatie en organisatorische belangen voel je aan wat in de situatie passend is. Je gaat daar zorgvuldig mee om.

Je communiceert helder, vriendelijk en zorgvuldig, mondeling en schriftelijk. Je denkt mee met collega's en helpt hen professioneel verder.

Eisen:

- Minimaal 5 jaar ervaring in een ondersteunende en/of administratieve functie.
- Vloeiende beheersing van het Nederlands, niveau B2 of hoger, of Nederlands als moedertaal.
- Beschikbaar voor gemiddeld 32 uur per week vanaf 1 december 2026.

Wensen:

- MBO werk- en denkniveau.
- Ervaring in een administratieve functie binnen een grotere of complexe organisatie, en vaardig met MS Office en digitale samenwerkingssystemen.
- Helder, vriendelijk en zorgvuldig communiceren in het Nederlands, mondeling en schriftelijk.
- Zelfstandig en proactief werken.
- Dienstverlenend en toegankelijk zijn.
- Zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke informatie en organisatorische belangen.

Dit past bij jou als je al jaren ondersteunend of administratief werk doet en dat prettig vindt binnen een grotere organisatie. Je werkt ruim een jaar voor meerdere afdelingshoofden, gemiddeld 32 uur per week, via een bureau en niet als ZZP'er. Je werkt zelfstandig en bent proactief.

Wil je reageren? Doe dat via de reactie-button.

Zoek je vaker dergelijke opdrachten? Maak een job alert aan.